Chargement manuel de données

Dans Silverfin, vous pouvez à tout moment ajouter des données manuellement dans un dossier. Si vous avez un dossier avec une synchronisation avec un progiciel de comptabilité, vous devez d'abord désactiver la synchronisation. 

Vous pouvez télécharger des données dans un dossier manuel via le bouton en haut à droite de l'écran de démarrage de votre dossier.

Le téléchargement manuel des données se fait en 5 étapes:
1. Charger des données
Sélectionnez le dossier où vous voulez vous souhaitez importer des données. Gardez à l'esprit que le fichier doit être un fichier csv, txt ou xlsx qui contient des données de base telles que le numéro de compte, le nom du compte et le solde (ou débit / crédit). Les fichiers incorrects ou incomplets ne peuvent pas être téléchargés.

2. Sélectionnez les colonnes

Ici, vous pouvez indiquer les données que vous souhaitez visualiser dans Silverfin.
Les éléments suivants sont essentiels pour ajouter les données:
  • Numéro de compte: le numéro composé de 6 chiffres (par exemple 100000)
  • Nom du compte: le nom lié au numéro de compte (par exemple Capital placé)
  • Valeur ou crédit / débit: vous choisissez soit la valeur (solde), soit vous choisissez de sélectionner une colonne de débit et de crédit. Gardez à l'esprit que la somme de toutes les valeurs doit toujours être nulle à des fins comptables.
  • Date ou / et période du mouvement: (facultative, mais recommandée) date du mouvement, de cette façon le mouvement comptable peut être affectée à une période choisie. Si vous choisissez uniquement une date de mouvement comptable, Silverfin attribue automatiquement les périodes en fonction de la date.
  • Dimension 1 ou 2 (facultatif, mais obligatoire pour les fichiers analytiques).
Autres colonnes
Si vous ne souhaitez pas ajouter de colonne - par exemple. dans le cas d'informations superflues - choisissez «ignorer».

Vous choisissez «autre description» si vous souhaitez toujours charger les données dans Silverfin. Nous vous donnons ensuite la possibilité de nommer la colonne elle-même. Vous devez toujours cliquer sur la coche (V) pour que cela soit mémorisé.
Si vous avez tout attribué correctement, vous pouvez cliquer sur «continuer».
3. Vérifier les données
Au cours de cette étape, nous vérifions si toutes les données sont disponibles pour charger correctement les données.
4. Sélectionnez les périodes
Selon la fréquence de reporting que vous avez choisie dans les «données du dossier», vous pouvez répartir les données ici sur un certain nombre de périodes ou inclure les données sur une période. Cela se fait ensuite automatiquement en fonction de la période ou de la date comptable choisie à l'étape 2 de l'importation.
Le chargement des données est maintenant terminé.
5. Copier les données
Silverfin va maintenant demander si les détails doivent être copiés d'une période précédente. Cette étape ne s'applique pas si les données sont téléchargées pour la première fois.
IMPORTANT:
  • Les données doivent être exportées correctement. Sinon, le fichier ne peut pas être lu correctement. Par exemple, il ne doit pas y avoir de titres intermédiaires dans les lignes ou de totaux dans le fichier.
  • Lors de l'exportation, vous devez également faire attention aux paramètres:
    • Les nombres doivent séparer les milliers par un "." au lieu d'une virgule.
    • Les décimales sont séparées par une virgule au lieu d'un "."
    • Attention aux noms en anglais
    • Assurez-vous que les colonnes sont bien séparées. Ceci est particulièrement applicable aux fichiers CSV.

Remplacer les données

Le remplacement des données existantes dans une période se fait de la même manière que décrit ci-dessus, mais vous ne démarrez pas à partir du bouton pour une nouvelle période, mais accédez à l'écran de démarrage de votre dossier dans la période que vous souhaitez transférer (cliquez sur le nom de votre dossier) et cliquez sur "Actions" et "Nouvelles données".

Charge cumulative

Si vous souhaitez télécharger des données par période, il est important de savoir que vous devez toujours télécharger les données de manière cumulative dans Silverfin.
Un exemple: 
Mon client me fournit les chiffres de sa comptabilité par trimestre. Comment obtenir les montants correctement dans Silverfin, à partir du premier trimestre *?
Pour afficher les bons montants par période, je dois lire les montants suivants pour chaque période:
Q1: un fichier Excel est lu avec les chiffres de 1/1 / Bj t.e.m. 31/3 / Bj.
Q2: un fichier Excel est lu avec les chiffres de 1/1 / Bj t.e.m. 30/6 / Bj.
Q3: un fichier Excel est lu avec les chiffres de 1/1 / Bj t.e.m. 30/9 / Bj.
etc ...
Les données facturées sont donc en principe toujours affectées à la période pendant laquelle elles sont facturées.

* Vous pouvez également choisir d'attendre d'avoir l'historique complet de l'exercice, puis de le lire en étape 1 dans Silverfin: o.b.v. la fréquence de reporting et la date ou la période de publication dans le dossier, Silverfin attribuera automatiquement les données par période pour l'ensemble de l'exercice. Cette étape signifie que vous devez toujours attendre de pouvoir lire l'historique complet.

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