Listes de contrôle

Les listes de contrôle sont des  listes qui consistent en contrôles devant être effectués pour chaque compte. Chaque point de la liste peut être coché une fois le contrôle effectué, ce qui permettra de voir de façon claire et rapide les comptes déjà parfaitement en ordre et ceux pour lesquels il reste encore du travail.

Comme les contrôles peuvent survenir tout au long de l’année ainsi qu’au moment de la clôture, vous pouvez créer plusieurs listes de contrôle et ensuite les adapter là où nécessaire.

Création de listes de contrôle

Une liste de contrôle ne peut être  créée que par un admin au niveau de l'entreprise. Vous devez pour cela d’abord vous rendre dans « Modèles » et ensuite faire défiler entièrement vers le bas. Vous y trouverez l’aperçu des listes de contrôle et vous pourrez ensuite en créer une nouvelle. 

L’écran suivant vous permet d’entrer un nom pour la liste en question et de prévoir une plage (account range) de comptes pour laquelle la liste de contrôle doit être disponible. Il n'est pas possible de copier un modèle d'une liste de contrôle sans l'aide de notre équipe de support.

Activer une liste de contrôle

Après avoir créé un modèle de liste de contrôle au niveau d’entreprise, cette liste peut être couplée à un dossier dans une certaine période. Rendez-vous pour cela dans un dossier pour y sélectionner une période. Dans le menu vous apercevez désormais «  Liste de contrôle ». Ensuite vous pouvez activer la liste de contrôle souhaitée.

Les contrôles seront activés et vous pouvez les décocher par compte/réconciliation. Il est toujours possible d'ajouter des notes et des tâches séparément à un dossier spécifique.

Tant que cette liste de contrôle n'est pas complétée, la barre d'état ne sera jamais à 100%!

Les contrôles peuvent être cochés par plusieurs personnes. Dans ce cas, plusieurs icônes de couleur seront repris en face du point concerné. Si vous passez ensuite à l’aperçu de tous les comptes d’une période, vous verrez quels sont les comptes qui ont déjà été contrôlés ou pas. 

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Lorsque l’on adapte la valeur d’un compte (par ex. en enregistrant une correction) et que le compte a déjà été approuvé, celui-ci repassera en mode « non approuvé ». Cela permet de ne rien oublier. 

Supprimer une liste de contrôle

Si vous souhaitez supprimer une liste de contrôle active dans un dossier: ouvrez la liste de contrôle dans la période où vous souhaitez la supprimer.

Tout à fait en bas de la liste, cliquez sur supprimer.

Aperçu de liste de contrôle

Si vous cliquez sur 'Liste de contrôle' après l'activation d'une liste de contrôle dans le dossier de travail, vous aurez un aperçu de tous les contrôles. Ici vous pouvez aussi ajouter une nouvelle liste de contrôle pour la même période.

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