Rapports: comment créer un rapport?

Il faut souvent prévoir, pour chaque client final, toute une série de rapports adaptés à chaque dossier individuel. Dans Silverfin, nous utilisons pour cela des modèles. Ceux-ci constituent la base des rapports. Ces modèles peuvent être automatiquement complétés par les données de votre logiciel de comptabilité.

Au niveau de l'entreprise, vous pouvez généralement définir les paramètres de base liés à la façon dont les rapports doivent se présenter pour tous les dossiers. Au niveau du dossier, vous pouvez à nouveau adapter ces paramètres de base afin qu’ils soient parfaitement adaptés au client concerné.

Définir des rapports au niveau de l'entreprise

Si vous vous rendez dans « Modèles » au niveau de l'entreprise, vous trouverez déjà quelques exemples prêts à l’emploi de « Modèles de rapport ». Vous pourrez adapter ces modèles en cliquant sur le crayon ou tout d’abord les copier via l’icône de gauche et ensuite poursuivre la modification sur la copie en question.

Un modèle est géré par un administrateur au niveau de l'entreprise. 

Modifier des rapports au niveau du dossier

Vous pouvez également poursuivre la modification d’un rapport au niveau d’un dossier. Ouvrez pour cela un dossier et rendez-vous dans « rapports » dans le menu principal. Lorsque vous aurez créé un rapport, vous pourrez continuer à le modifier au côté droit. Si vous ne voyez pas le bouton "Modifier ce rapport", il faut faire un copie d'abord via "Plus d'options". (voir ci-dessous) 

Un rapport peut aussi être vérouillé au niveau de l'entreprise, ceci indiqué par le petit cadenas. Cela signifie qu'il ne peut plus être modifié au niveau du dossier. Seul un administrateur peut déverrouiller un modèle. Vous souhaitez par contre travailler au départ d'un rapport verrouillé, faites une copie du rapport dans le dossier et vous pouvez travailler avec un rapport non verouillé. 

Créer un rapport

Tout en haut, vous pouvez choisir la façon dont les données doivent se présenter : avec arrondis, valeurs zéro affichées ou non, présentation par exercice ou par année-calendrier. Au niveau de l’agence, un rapport peut également être verrouillé, ce qui signifie qu’il ne pourra plus être adapté au niveau d’un dossier.

Les périodes sont également importantes. Si vous les déployez, vous verrez les périodes reprises dans le rapport. Cette vue tient compte de la période active tout en haut. Par conséquent, si vous voyez par ex. Q4 2018, cela signifie que la colonne « période actuelle-1y » du rapport sera Q4 2017. 

Vous pouvez aussi facilement ajouter une nouvelle période via le menu prévu côté droit. Il n’y a par ailleurs aucune limite concernant les périodes. Si vous le souhaitez, vous pouvez même reprendre l’ensemble de l’historique dans le rapport.

Lorsque vous cliquez sur un bloc période, vous pouvez encore spécifier une colonne. Vous pouvez par exemple préciser si vous souhaitez voir les données réelles ou si vous préférez créer un budget.

Si vous dérouler, vous arrivez au contenu réel de votre rapport. Vous y apercevez différents groupes qui peuvent être adaptés (crayon) ou supprimés (corbeille).

Le menu vous permet de créer un nouveau groupe, d’ajouter une ligne de données ou d’insérer une formule. Vous pouvez insérer la case souhaitée en la faisant simplement glisser vers le bas.

« Espace vide » a une importance particulière pour l’exportation car il vous permet par exemple d’insérer une colonne ou une ligne vide.

Une nouvelle ligne de données sera utilisée pour ajouter soi-même des données à un rapport. 

Un exemple : « chiffre d’affaires par travailleur ». Le nombre de travailleurs n’est pas un élément repris dans Silverfin mais vous pouvez le compléter en tant que nouvelle ligne de données. Vous pourrez ensuite calculer le chiffre d’affaires par travailleur en appliquant une formule déterminée.

Les formules reposent sur des tags. Vous devez donc tout d’abord « taguer » les lignes de données, en cliquant sur le crayon se trouvant en face d’une ligne. Lorsque vous faites glisser une formule vers le contenu, vous pouvez la définir en fonction des tags.

Lorsque vous avez terminé vos adaptations, cliquez en haut sur « sauvegarder rapport ».

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